Jak efektywnie planować?

jak efektywnie planować

Planowanie, to temat niewyczerpany, dlatego zapytałam o to Sylwię Chrabałowską. Aktywną kobietę prowadzącą m.in. grupę na facebook’u Moc Kobiet – przedsiębiorczość, motywacja, współpraca.

Mamy początek roku i z prawie każdej strony dobiega nas komunikat o wyznaczaniu celów i robieniu planów na nadchodzące miesiące. Sądziłam, że chyba już każda osoba wie na ten temat sporo i jest z tym tematem zaznajomiona. Jednak moje doświadczenie pokazuje, że jest spora liczba osób, które nie planują. W ogóle mało o tym wiedzą, nawet odnoszę wrażenie, że jest im to obce.

Jak wygląda całe to planowanie z Twojego punktu widzenia?

Planowanie pomaga ogarnąć zadania. To, co mam do zrobienia. Moją podróż od punktu A do punktu B. Bez tego nie jestem w stanie realizować założonych zadań. Nie wiem, co jest potrzebne, aby zrealizować cel. Nie wiem, gdzie zamierzam iść, jakie mam poszczególne etapy. Gdzie jest mój cel główny i którędy po drodze zahaczyć, by zdobyć niezbędne mi zasoby.

Jak się zaczęła przygoda z planowaniem u Ciebie?

Planuję, odkąd pamiętam, czyli od mniej więcej ósmej klasy szkoły podstawowej. W liceum miałam bardzo rozbudowany tydzień zajęć lekcyjnych. Chcąc realizować własne pasje oraz mieć czas na relaks, musiałam umieć pogodzić wszystko ze sobą. Umiejętność planowania przydała się później na studiach, na których sama układałam swój grafik, pracowałam i założyłam rodzinę. Z kolei moja praca zawodowa także polegała między innymi na organizowaniu czasu innym ludziom i wyznaczaniu im etapów zadań.

Jak wygląda planowanie u Ciebie?

Nie ma jednej dobrej metody planowania dla wszystkich, dlatego dziękuję Ci za tak zadane pytanie.

Jednakże są takie sposoby, które zdają egzamin faktycznie u wielu osób. U mnie najlepiej sprawdzają się metody planowania od góry do dołu. Od finału do startu, aby widzieć sens tego, co chce się osiągnąć. Taki sposób planowania polecam każdemu.

Dzięki wstecznemu rysowaniu harmonogramów, ścieżek projektów, jestem w stanie dobrze oszacować mniejsze kroki, które prowadzą mnie do większych rzek. Widzę, jak na dłoni, że nie osiągnę kolejnej góry, nim nie pokonam wzniesienia, które jest przede mną.

Poza tym w planowaniu ważna jest dla mnie motywacja wewnętrzna. Mój cel główny. To jest bardzo spójne z tym, co powiedziałam przed chwilą. Nim coś zrobię albo gdy tracę energię w wyjątkowo trudnym czy na długim etapie, przypominam sobie, dlaczego się tego podjęłam. Zawsze mogę sięgnąć do mapy, która wskazuje mi, gdzie zmierzam i dlaczego podjęłam się tego wyzwania.

Takie podejście pomaga w odczuwaniu frajdy nawet w wykonywaniu nudnych rzeczy. Bo cieszymy się wizją finału. Rzeczy osiągniętych, które wyobrażamy sobie na końcu ścieżki.

Każda najmniejsza rzecz jeśli jest zaplanowana, prowadzi nas do wyższych rzeczy. Z małych klocków buduję swoje wysokie wieże.

Co radzisz osobom, które zaczynają planować?

Mam wizję siebie jako seniorki. Starszej już kobiety, która jest szczęśliwa i spełniona. Chciałabym zrealizować to wyobrażenie i spotkać się z nią w przyszłości, przytulić ją i powiedzieć, że się nam udało. Widzę też siebie za jakieś dziesięć czy piętnaście lat i do tej kobiety także zmierzam. Choć jej obraz wydaje mi się dużo bardziej mglisty. Ona jest tym etapem przejściowym do mnie w tej absolutnie spełnionej przyszłości na końcu życia.Kiedy swoją misję w pełni zrealizuję.

I mam wizję siebie za mniej więcej 5 lat. Dużo bardziej przyziemną. Chciałabym zatem, aby się wydarzyły konkretne rzeczy w kolejnych dwóch, trzech latach. Mają doprowadzić mnie do tych kobiet za 5-15 lat, aż do mnie na krańcu świata.

Moja rada?

Znajdź swój sposób na to, aby nigdy nie stracić sensu życia. Cel główny

Bo jeśli celem będzie osiągnięcie rzeczy, która faktycznie jest już na wyciągnięcie ręki. To po zdobyciu jej można poczuć się zagubionym. Te wielkie cele, życiowe dodają nam skrzydeł. Reszta to tylko kamienie milowe, które układamy na swojej rzece.

Dlaczego myślisz, że warto planować?

Warto planować, by gdzieś dojść. By nasze życie nie było krążeniem bez celu. By nie było maratonem w kołowrotku.

Metody planowania

Pobierz 10 Rad na temat planowania od MASTERMINDCOACH

Niektórzy sądzą, że planowanie zabija spontaniczność. Co o tym myślisz?

Do planowania możemy podejść elastycznie. Ważne, by zarezerwować sobie w nim czas na rzeczy faktycznie ważne i tu nie chodzi o zabijanie spontaniczności. Wielokrotnie widziałam osoby, które nie miały czasu na myślenie kreatywne. Bo żyły w ciągłym, „spontanicznym” zalewie zadań. Nie miały ich zaplanowanych w swoim grafiku do wykonania. Jednak zajmowały się nimi w kolejności nadejścia sprawy – niczym urzędnik. Zgodnie z datą wejścia pisma, bez względu na jego wagę.

Jak planować żeby to miało oczekiwane skutki?

Polecam planowanie tygodnia z góry. Wpisanie na cały tydzień rzeczy, które są ważne z punktu widzenia strategicznego projektów, które się prowadzi oraz z punktu widzenia życia osobistego.

Staram się, by nie wpisywać na jeden dzień więcej niż 3 ważne rzeczy dotyczące moich projektów. Dokładam wszelkich starań, by ich nie przekładać na kolejny dzień. Przy trzech dużych kamieniach mam przestrzeń na sprawy mniejsze i pilne. Takie, które mam do wykonania lub które niespodziewanie mogą wpłynąć w ciągu dnia.

Planuję czas wolny. Z góry!

Twarz Sylwi Chrbałowska patrzącej przez okulary
Sylwia Chrabałowska

Kiedy mam ważną rzecz do wykonania, odcinam się od powiadomień, telefonów, wiadomości mailowych i innych. Nawet jeśli również są bardzo ważne. Gdybym tylko sobie pozwoliła na przerwanie tego, co robię, nie zrealizowałabym celu. Dokończę – później odpiszę, oddzwonię, skontaktuję się. Zawsze zdążę. Jeśli sprawa jest faktycznie pilna, druga strona potrafi zadzwonić kilkanaście razy. Jeśli kończy się na dwóch-trzech połączeniach, oznacza, że jest w stanie poczekać godzinę czy dwie, aż ja zrealizuję swoje założenia.

Rada dla pracujących w korporacjach.

Kiedy pracowałam w przestrzeni współdzielonej, wyłączałam skrzynkę mailową i telefon. Na swoim biurku stawiałam kartkę z informacją o godzinie, od której będę dostępna. Słuchawki na uszach dopełniały komunikatu, że faktycznie mam coś pilnego do skończenia. W ostateczności rezerwowałam salę konferencyjną, w której przenosiłam się z dokumentacją, gdzie mogłam popracować w odosobnieniu.

Jakie metody/narzędzia planowania polecasz?Co się sprawdza u Ciebie?

Najlepsze narzędzia planowania, które się u mnie sprawdzają, to:

  1. Kalendarz Google’a – jego przypomnienia synchronizują mi się z komputerem i telefonem. Tu zapisuję spotkania, konferencje i zajęcia na uczelni. Ewentualnie telefony, które mam do wykonania o konkretnej porze, na którą się z kimś umówiłam.
  2. Bullet journal – tu zapisuję wszystko, co mam do zrobienia. Planuję tydzień z wyprzedzeniem, na jednej liście widoku i listę rzeczy do wykonania globalną. Listę na dany dzień, notatki z książek, z zebrań, wszystko
  3. Rodzinny kalendarz ścienny – w nim każda osoba ma swoją rubrykę. Poza świętami, naszymi wyjazdami służbowymi są też wydarzenia dzieci, ich sprawdziany itp. Dzieci natomiast widzą, kiedy: jestem na uczelni, wyjeżdżam do klienta do innego miasta, czy mam konferencję.

Metody organizacji czasu

Z metod, które pomagają mi w organizowaniu czasu, polecam z kolei trzy:

  1. Połknij tę żabę – aby zacząć dzień od najbardziej nieprzyjemnego zadania lub w najgorszym razie od szybkiej serii, po której tak się rozpędzimy, że na fali sukcesu z przyjemnością weźmiemy się za przyjemniejsze
  2. Złota godzina –  to sytuacja, kiedy jest tak bardzo mało czasu na wykonanie zadania, że muszę się skupić maksymalnie na jego wykonaniu. Absolutnie odcinam się od wszystkiego, nastawiłam sobie udaną muzykę, przygotowuję pyszną kawę, ustawiam obok świecę i w dobrym nastroju zaczynam pracować na czas. Jest to moja osobista grywalizacja, gdzie ścigam się ze sobą, sprawdzając, ile jestem w stanie zrobić przez 60 min.
  3. Jeśli muszę popracować bardzo wydajnie cały dzień, polecam metodę Pomodoro: https://mockobiet.eu/technika-pomodoro/ , gdzie pracuje się w cyklach po 25 min, nie zapomina o przerwach i na bieżąco odhacza postęp prac.
  1. Połknij tę żabę – aby zacząć dzień od najbardziej nieprzyjemnego zadania. W najgorszym razie od szybkiej serii, po której się rozpędzimy i na fali sukcesu z przyjemnością weźmiemy się za przyjemniejsze
  2. Złota godzina –  to sytuacja, kiedy jest bardzo mało czasu na wykonanie zadania, że muszę się skupić maksymalnie na jego wykonaniu. Absolutnie odcinam się od wszystkiego,.nastawiłam sobie udaną muzykę, przygotowuję pyszną kawę, ustawiam obok świecę i w dobrym nastroju zaczynam pracować na czas. Jest to moja osobista grywalizacja, gdzie ścigam się ze sobą, sprawdzając, ile jestem w stanie zrobić przez 60 min.
  3. Jeśli muszę popracować bardzo wydajnie cały dzień, polecam metodę Pomodoro: https://mockobiet.eu/technika-pomodoro/ , gdzie pracuje się w cyklach po 25 min, nie zapomina o przerwach i na bieżąco odhacza postęp prac.

Co jeśli to planowanie na początku nam nie wychodzi? 

Każdej osobie, która zaczyna planować proponuję, aby kojarzyła to z czymś, co jest przyjemne. A to znaczy, by nie robiła rzeczy, których nie lubi w planowaniu.

Jeżeli ktoś nie lubi planować, rozpisując swój dzień co do minuty, bo wie, że będzie się później źle czuć z czymś, czego nie udało się zrealizować, to lepiej niech tego nie robi.

Jeśli ktoś woli luźniejsze podejście do planowania:

  1. niech zacznie od swojej mapy z dużym celem. Od głównej drogi proponuję rozpisać drzewko z mniejszymi ścieżkami. Wypisać co jest do zrobienia, nim będziemy mogły ruszyć z większymi rzeczami.
  2. niech planuje rzeczy do zrobienia na miesiąc, czy na dwa tygodnie. Ewentualnie na tydzień – aby płynnie móc przesuwać między dniami zadania do wykonania.

Dla osób, które zaczynają, dużym postępem jest samo zapisanie rzeczy, które są do zrobienia. To jest dla nich naprawdę duży wysiłek psychiczny. Dodanie daty potrafi bardzo stresować. Zatem pozostawienie dość luźnego marginesu czasu, pozwala w ogóle rozpocząć przygodę ze skutecznym organizowaniem. Sukcesywnym ich odhaczaniem jako zrealizowane.

Czy planowanie gwarantuje sukces?

Bardzo ważne, by uświadomić sobie, że nie wszystkie rzeczy są naprawdę ważne. Niektóre sprawy mogą poczekać. To jest fakt, że ok. 20% tego, co robimy ma realny wpływ na 80% naszych rezultatów. Z kolei 80% wykonywanych przez nas zadań przekłada się tylko na 20% osiąganych wyników.

Warto zatem obserwować i świadomie selekcjonować zadania. Nie poświęcać się temu, co nas nie posuwa do przodu.

Właśnie dlatego zdecydowanie lepiej jest wyłączyć skrzynkę mailową. Nie sprawdzać jej co chwilę, tylko skupić się efektywnie na skończeniu danego etapu projektu, który jest dla nas ważny. Nowe maile z kolei odebrać dopiero po kilku godzinach, gdy zakończymy etap zaplanowanej pracy. Rozpraszające maile uniemożliwiłyby nam finalizację tego, co mieliśmy zrobić.

Czy planowanie zabiera dużo czasu?

Samo planowanie nie. Pamiętajmy, by oszczędzać czas na łączeniu zadania w bloki. Warto planować sobie dzień, w którym będziemy robić podobne czynności razem.

Jeśli mamy do wykonania kilka telefonów, zaplanujmy ich wykonanie w tym samym przedziale czasu. Zaplanujmy wspólny moment w dniu, kiedy piszemy maile i odpowiadamy na zapytania.

Warto przed rozpoczęciem takich bloków pogrupować wszystkie sprawy. Przygotować dokumenty, usiąść i zacząć pisać, dzwonić, bez odrywania się np. w poszukiwaniu teczek.

Podobnie jeśli mamy do wykonania zadania manualne, jak wypełnianie danych na kopertach, pakowanie paczek. Zebranie ich w kolejnym bloku czasu oszczędza nam czas na szykowanie materiałów do każdego odbiorcy.

Przy taki podejściu zwiększamy naszą wydajność i trudno mi zrozumieć, jeśli ktoś powie, że planowanie marnuje mu czas…

Jak sztywne powinno być planowanie żeby było skuteczne?

Jeśli ktoś mi mówi, że planowanie mu nie wychodzi, często okazuje się, że przyczyną jest nieoszacowanie czasu. Potrzebne jest określenie ile zajmie nam wykonanie danej czynności.

To jak w pieczeniu ciasta. Zawsze dana czynność zajmuje daną jednostkę czasu. Jeśli ktoś na sobotę wpisuje:

  • ustawienie grafiki na blog (jeszcze nie ma tej grafiki, czyli trzeba znaleźć zdjęcie, obrobić itp.),
  • napisać artykuł (temat jeszcze niewybrany),
  • zakupy spożywcze (lista zakupów w przybliżeniu w głowie),
  • posprzątanie mieszkania,
  • obiad z rodziną (dzieci, mąż, wiadomo, rodzinny moment musi być w sobotę),
  • napisanie postów na cały tydzień i ustawienie ich do publikacji (oczywiście jeszcze nie są gotowe, ani treść, ani grafiki),

to ja od razu wiem, że to nie jest lista na jeden dzień.

Wszystkie powyższe czynności zajmują czas, konkretne jednostki czasu. Jeśli przy nich nie oszacuje się, ile co nam zajmuje. To możemy żyć w błogiej nieświadomości, że jest to lista, którą zrealizujemy w sobotę, no może w weekend. Później okazuje się, że planowanie nic nie daje, bo lista nam nie pomogła w zorganizowaniu się na blogu i Facebooku.

Prawda jest taka, że samo wpisanie rzeczy na listę nie organizuje nam czasu. To mu go planujemy. To my organizujemy swój czas. Planowanie elastyczne, z głową, gdzie weźmiemy pod uwagę najważniejsze rzeczy – co, kiedy, gdzie, jak długo – nie zabiera dużo czasu.

Jeśli zaczniemy to robić systematycznie, wystarczy nam chwila w niedzielny wieczór. Później zerknięcie na notatkę raz czy dwa razy dziennie w tygodniu oraz naniesienie zmiany, by plany odzwierciedlały naszą rzeczywistość, a nie były tylko pobożnym życzeniem.

Dziękuję za rozmowę, która mam nadzieję będzie inspirująca również dla czytelników.

Więcej o Sylwii i jej działaniach znajdziecie:

https://www.facebook.com/groups/mockobiet/

https://mocmedia.eu/

Przygotowałam dla Ciebie listę z moimi subiektywnymi radami.

Kliknij poniżej i ułatwiaj sobie życie.

Pobierz 10 RAD NA TEMAT PLANOWANIA od MASTERMINDCOACH

Polecam też dla zwiększenia rezultatów tekst o 7 nawyków skutecznego działania.

Masz pomysł na ciekawy temat artykułu związany z tematyką, którą poruszam? Napisz mi o czym chciałbyś przeczytać – a ja przemyślę, jak mogę uwzględnić Twój pomysł w moim planie artykułów.

Jak efektywnie planować?
Przewiń do góry