Jak szybciej i efektywniej realizować wyznaczone cele?

Pewnie każdy przedsiębiorca i manager zna ten stan – planujesz, wyznaczasz cele, układasz harmonogramy, a mimo to realizacja zamierzeń często trwa dłużej niż zakładałeś lub wymaga znacznie większego nakładu energii, niż początkowo przewidywałeś. W świecie biznesu, gdzie czas to pieniądz, a efektywność z reguły przekłada się bezpośrednio na wyniki finansowe, umiejętność skutecznej realizacji celów staje się kluczową kompetencją.

Według badań Harvard Business Review, tylko 30% managerów uważa, że ich firma efektywnie realizuje swoje cele strategiczne. Co więcej, McKinsey & Company wskazuje, że aż 70% inicjatyw transformacyjnych nie osiąga zamierzonych rezultatów. Dlaczego tak się dzieje i co możesz zrobić, aby znaleźć się w tej elitarnej grupie, którzy konsekwentnie osiągają zamierzone cele?

Moje doświadczenie pokazuje, że zdecydowanie pomocne jest wsparcie osoby, która jest coachem i psychologiem. Dzięki takiemu wsparciu dany człowiek może najbardziej, jak to dla niego możliwe wykorzystać posiadaną wiedzę i umiejętność.

Zdarza się i to dosyć często, że bardzo zdolny i pracowity człowiek, sam sobie utrudnia dzień pracy. Posiada wiedzę, o której piszę, jednak jakimś ,,cudem” robi inaczej, nie dokładnie itp. Kolejne moje doświadczenie pokazało, że sporo ludzi planuje za dużo zadań i/lub jak przychodzi czas na ich wykonanie zajmuje się czymś innym.

Co ciekawe zdarza się to ludziom z sukcesami na koncie, co oznacza, że u prawie każdego można znaleźć elementy, które poprawią skuteczność. Dlatego moim zdaniem twarda wiedza o technikach i strategiach, które przeczytasz poniżej, warta jest połączenia z pracą ze specjalistą.

Specjalista nie zaangażowany emocjonalnie może pomóc Ci się przyjrzeć Twoim działaniom i przybliżyć Cię do większej efektywności. Patrząc na moje doświadczenie zdecydowanie polecam. Teraz przypomnij sobie, przyczyny braku realizacji celów i popularne strategie, które mają za zadanie Cię wspierać w podnoszeniu Twojej skuteczności.

Główne przyczyny trudności w realizacji celów

Zanim przejdę do praktycznych strategii, przyjrzyj się najczęstszym przyczynom opóźnień i nieefektywności w realizacji celów:

1. Co Robić, Aby Szybciej Osiągać Cele w Twojej Firmie?

„Chcę zwiększyć sprzedaż” to nie to samo co „Planuję zwiększyć sprzedaż produktu X o 15% w ciągu najbliższych trzech miesięcy”. Pewnie wiesz, że im bardziej precyzyjnie określisz swój cel, tym łatwiej będzie zaplanować Ci konkretne działania prowadzące do jego realizacji. Więcej o realizacji celu znajdziesz w tym wpisie, Realizacja celu krok po kroku jak robić to dobrze?

2. Jak przeładowany harmonogram wpływa na efektywność?

Ambitne plany są motorem napędowym biznesu, jednak kalendarz wypełniony zadaniami bez chwili wytchnienia to prosta droga m.in. do prokrastynacji i wypalenia. Często mniej znaczy więcej – zazwyczaj, lepiej zrealizować trzy kluczowe projekty, niż rozpocząć dziesięć i żadnego nie doprowadzić do końca. Poza tym, nie każdy jest w stanie każdego dnia działać na najwyższych obrotach. Z reguły, przeciętny człowiek ma gorsze i lepsze dni, obowiązki rodzinne i tzw. niespodziewajki.

Pewnie przyda Ci się i ten wpis, ,,Jak podnieść efektywność pracy”

3. Nieświadomość własnych schematów działania – Jak przełamać ograniczenia?

Każdy z nas ma indywidualny styl pracy, mocne strony i ograniczenia. Jeśli nie jesteś świadomy tego, jak faktycznie funkcjonujesz, będziesz nieustannie sabotować własne wysiłki, m.in. planując działania w sposób niezgodny z Twoimi naturalnymi predyspozycjami. Moje doświadczenie pokazuje, że wielu ludzi nie ma pojęcia o sowich ograniczających przekonaniach na temat pracy, pieniędzy i zarabiania, dzięki czemu pracują ciężko, co nie przekłada się na wyniki.

4. Dlaczego regularna weryfikacja postępów jest kluczowa?

Droga do celu to maraton, nie sprint. Bez regularnego sprawdzania, czy zmierzasz we właściwym kierunku i w odpowiednim tempie, możesz zbyt późno odkryć, że zboczyłeś z kursu. Wiele razy byłam tego świadkiem, dlatego monitorowanie zdecydowanie polecam.

7. Sprawdzonych strategii na szybszą i efektywniejszą realizację celów

Strategia 1: OKR: Jak wyznaczać ambitne cele i mierzalne rezultaty?

Objectives and Key Results (OKR) to metoda stosowana przez takie giganty jak Google, LinkedIn czy Twitter. Polega na wyznaczeniu ambitnego celu (Objective) oraz 3-5 mierzalnych rezultatów kluczowych (Key Results), które jasno określają, kiedy cel zostanie przez Ciebie osiągnięty.

Co czyni OKR tak skutecznym? Przede wszystkim przejrzystość, koncentracja na rezultatach zamiast na działaniach oraz możliwość łatwego śledzenia postępów. Zamiast planować „zwiększenie obecności w mediach społecznościowych”, określasz cel: „Zbudować do 31.12.02025 r. zaangażowaną społeczność wokół marki” i definiujesz kluczowe rezultaty: „Zwiększyć liczbę obserwujących o 20%”, „Osiągnąć średni wskaźnik zaangażowania na poziomie 5%”, „Generować 30% leadów z mediów społecznościowych”.

Strategia 2: Technika Pomodoro – Jak zastosować ją w zarządzaniu czasem?

Znana technika zarządzania czasem oparta na 25-minutowych blokach pracy przedzielonych krótkimi przerwami może zostać zaadaptowana do potrzeb managerów i przedsiębiorców. Możesz ją zmodyfikować i dopasować do Twoich potrzeb i możliwości. Przykładowo, zamiast standardowych 25 minut, wypróbuj dłuższe bloki – 60-90 minut intensywnej, niezakłóconej pracy nad jednym zadaniem, po których następuje 15-20 minut przerwy.

Kluczem jest tutaj eliminacja rozpraszaczy – wyłącz powiadomienia, zamknij zbędne zakładki w przeglądarce, poinformuj zespół, że przez najbliższą godzinę jesteś niedostępny. Badania pokazują, że po każdym przerwaniu koncentracji potrzebujemy średnio 23 minut, aby powrócić do stanu pełnego skupienia.

Strategia 3: Prawo Parkinsona – Jak wykorzystać ograniczenia czasowe do swojej korzyści?

Zgodnie z prawem Parkinsona, „praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie„. Innymi słowy – jeśli dasz sobie tydzień na wykonanie zadania, które faktycznie wymaga dwóch dni, prawdopodobnie i tak zajmie Ci to tydzień.

Wykorzystaj tę zasadę na swoją korzyść – ustal krótsze niż początkowo zakładałeś terminy realizacji zadań. Eksperymentuj z różnymi ramami czasowymi, aby znaleźć optymalny punkt między zbyt dużą presją a zbyt luźnym harmonogramem.

Strategia 4: Zasada 80/20 w planowaniu celów – Jak skupić się na najważniejszych działaniach?

Pewnie słyszałeś o zasadzie Pareto, która mówi, że 80% Twojego rezultatu pochodzi z 20% działań. W kontekście realizacji celów oznacza to, że w Twoim interesie jest zidentyfikować te 20% działań, które przyniosą ci 80% rezultatów, i na nich skoncentrować swoją energię.

Dobra codzienna praktyka: rozpoczynaj dzień od zadania, które w największym stopniu przybliży Cię do realizacji strategicznego celu. Dopiero po jego wykonaniu przechodź do mniej istotnych spraw.

Strategia 5: Świadome wykorzystanie energii zamiast zarządzania czasem

Zamiast skupiać się wyłącznie na zarządzaniu czasem, zwróć uwagę na zarządzanie swoją energią. Każdy z nas ma w ciągu dnia okresy wyższej i niższej wydajności. Zidentyfikuj swoje godziny największej produktywności i zarezerwuj je na zadania wymagające kreatywności i głębokiego myślenia.

Praktyczny przykład: jeśli jesteś „rannym ptaszkiem”, blokuj pierwsze 2-3 godziny swojego dnia zawodowego/biznesowego na strategiczne projekty, a rutynowe zadania, jak odpowiadanie na e-maile czy spotkania, przesuń na popołudnie.

Strategia 6: Efektywne delegowanie z modelem RACI

Jako lider, nie masz obowiązku robić wszystko samodzielnie. Model RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) pomoże Ci jasno określić, kto za co odpowiada w danym projekcie:

Responsible: osoba wykonująca zadanie

Accountable: osoba odpowiedzialna za rezultat (zwykle tylko jedna)

Consulted: osoby, których opinia ma być uwzględniona

Informed: osoby, które należy informować o postępach

Skuteczne delegowanie to nie tylko przekazywanie zadań, ale również ustalenie jasnego podziału odpowiedzialności i procesów komunikacji. Przeczytaj również ten wpis, Delegowanie zadań. Kiedy i jak warto to zrobić?

Strategia 7: Regularna refleksja i adaptacja – Jak skorygować kurs w realizacji celów?

Zaplanuj cotygodniowy przegląd swoich celów i postępów – 30-60 minut, podczas których odpowiesz sobie na pytania:

Co przybliżyło mnie do celu w tym tygodniu?

Co mnie powstrzymywało?

Jakie działania warto kontynuować?

Co warto zrobić inaczej w nadchodzącym tygodniu?

Ta praktyka umożliwi Ci na bieżąco korygować kurs i wyciągać wnioski, zamiast zorientować się na końcu kwartału, że o celu możesz sobie pomarzyć.

Coaching jako katalizator efektywności w realizacji celów

Wdrożenie wszystkich powyższych strategii często napotyka na niewidoczną barierę – własne, nieświadome schematy myślenia i działania. To właśnie tutaj coaching może okazać się przełomowym wsparciem.

Coach nie daje gotowych rozwiązań, ale pomaga:

Zidentyfikować niewidoczne dla ciebie blokady i ograniczające przekonania, a także inne niewidoczne dla Ciebie drogi dojścia do celu

Wykorzystać Twoje naturalne mocne strony w procesie realizacji celów

Utrzymać konsekwencję i odpowiedzialność

Uzyskać nową perspektywę w sytuacjach, gdy czujesz się w impasie

Według badań International Coach Federation, organizacje, które inwestują w coaching, odnotowują średnio 7–krotny zwrot z inwestycji. Wśród najczęściej zgłaszanych korzyści znajdują się: poprawa produktywności (70%), lepsza jakość pracy (61%) oraz zwiększona efektywność organizacji (51%).

Może w tym temacie przyda Ci się również ten wpis, ,,Czym jest coaching?”

Jak rozpoznać, czy coaching jest właściwym rozwiązaniem dla Ciebie?

Coaching nie jest uniwersalnym remedium i nie każdy przedsiębiorca czy manager odniesie z niego takie same korzyści. Jak ocenisz, czy to właściwa droga dla Ciebie?

Jak ocenić, czy coaching jest dla Ciebie?

Zamiast zgadywać, zadaj sobie kilka kluczowych pytań, które pomogą Ci podjąć świadomą decyzję. Przygotowałam praktyczne narzędzie, ,,Czy coaching jest dla Ciebie? 10 pytań, które warto sobie zadać”, który pomoże Ci szybko i sprawnie ocenić, czy ten rodzaj wsparcia odpowiada Twoim potrzebom i aktualnej sytuacji.

Podsumowanie: Kluczowe strategie dla skutecznej realizacji celów

Szybsza i efektywniejsza realizacja celów to umiejętność, którą możesz rozwijać dzięki odpowiednim strategiom i samoświadomości. Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się na wsparcie coacha, czy będziesz wdrażać powyższe techniki samodzielnie, kluczowe jest regularne weryfikowanie Twoich postępów i gotowość do adaptacji.