Efektywność, jak już się pewnie zorientowałeś stała się dosyć popularna. Rozpatrywana jest pod wieloma względami i aspektami. Pewnie spotkałeś się z określeniami typu: efektywność menedżera, firmy, działu, czy pracownika. Czym jest dla Ciebie? Jak Ty ją rozumiesz? Możesz się teraz zatrzymać i zapisać Twoje przemyślenia, czy skojarzenia związane z efektywnością. Jak skończysz czytać całość porównasz zapiski i być może wzbogacisz je o kolejne kwestie. Zobacz, jak ,,efektywność” definiuje słownik języka polskiego.: ,,pozytywny wynik, wydajność, skuteczność,
sprawność”. W zarządzaniu rozumiana jest jako ,,rezultat podjętych działań, opisany relacją uzyskanych efektów do poniesionych nakładów”. Efektywność często rozumiana jest wieloznacznie i nawet w literaturze przedmiotu używana zamiennie, ze skutecznością działania. W zasadzie można się w tym pogubić.
#Efektywność, a skuteczność
Jak odróżnisz efektywność od skuteczności? Pierwsze oznacza ,,robienie rzeczy we właściwy sposób”, drugie „robienie właściwych rzeczy”. Jak widzisz istotne jest zarówno w co się dokładnie angażujesz, jak i sposób wykonania. Przy wyznaczaniu celu może przydać Ci się wpisy, ,,Jak wyznaczać cele? Zasady łatwe do wdrożenia”, oraz ,,,,Realizacja celu krok po kroku jak robić to dobrze?”
„Możesz wyznaczyć sobie cel i nawet go zrealizować, tracąc przy tym Twoje cenne zasoby. Jeśli chcesz tego uniknąć pomocnicze może być dla Ciebie pytanie:
,,Czy zastosowane działanie, jest najlepsze z możliwych”?
Zapisz je sobie w notesie i stosuj często, aż stanie się Twoim mikro nawykiem. Kto wie, jak bardzo ułatwi Ci życie?
I tutaj przychodzi mi na myśl zasada Pareto, z angielskiego Pareto principle. Mówi, że 80% wyników wypływa z 20% nakładów. Interpretacja tej zasady mówi, że potrzeba mniej wysiłku, czy środków do osiągnięcia dużo większych korzyści lub efektów.
Zasadę tę sformułował włoski ekonomista i socjolog Markiz Vilfredo Federico Damaso Pareto (1848-1923). Jest to zasada bardzo uniwersalna, przez co możesz wykorzystywać ją niemal w każdym obszarze np. firmy, co poprawi strategię i finanse.
#Zasada Pareto
Zasada Pareto to nie zawsze 80/20. Czasem 90/10, 7/25, 95/5 w różnych przypadkach bywa inna proporcja, natomiast najczęściej występuje 80/20. Najważniejszą informacją dla Ciebie jest to, że mniejsza część nakładów generuje większą część T w o i c h rezultatów.
- Jak wygląda to u Ciebie?
- Jakie Twoje działania składają się na te 20 procent?
Doprecyzuję, że mówimy tu o czynnościach powtarzalnych. Dla ułatwienia podaję Ci kilka przykładów:
- 20% handlowców realizuje 80% sprzedaży.
- 20% klientów daje Ci 80% zysku,
- 20% produktów daje Ci 80% zysków.
Kierując się tą zasadą wyszukuj czynności, które przynoszą Ci największe efekty pomijając inne, mniej wartościowe. Optymalizuj w ten sposób Twoje działania i ciesz się z efektów.
#Efektywność w pracy
Z automatu myślę, o zasadzie Parkinsona, którą po raz pierwszy opisał Cyril Northcote Parkinson. Dotyczyło to głównie urzędników oraz wykonywanej przez nich pracy. Krótko pisząc chodzi w niej o to, że ,,praca rozszerza się, aby wypełnić dostępny na nią czas”. Przykładowo masz 7 dni na przygotowanie prezentacji dla ,,szefa szefów”, to tworzysz ją przez ten czas, nawet, jeśli możesz zrobić to w krótszym czasie. Jak się okazało prawo można również przenieść na inne obszary życia. Dlatego też, dobrze oszacuj czas potrzebny Ci na wykonanie zdanego zadania. Jest to bardzo istotne.
Niektórzy wyznaczają sobie czas dla konkretnego zadania, dzięki czemu może się okazać, że dane zadanie można wykonać w krótszym czasie. Jak widzisz szacowanie czasu staje się kluczowe, jeśli chodzi o działanie.
Jak już masz pewność, że wybrałeś ,,właściwe do robienia rzeczy”, warto abyś pomyślał nad tym, jak je zrealizować?
- W jaki sposób masz działać?
- Co Ty możesz zrobić, by zyskać bardziej satysfakcjonujące Cię wyniki, w krótszym czasie?
Po pierwsze pamiętaj, że spośród różnych metod, technik i narzędzi, w Twoim dobrze pojętym interesie jest wybrać te, które są dostosowane do Ciebie i Twojej pracy.
Zanim jednak wybierzesz się do pracy i ruszysz w wir właściwych działań, zadbaj o Twoje zasoby wewnętrzne. Naładuj baterie, abyś miał siłę na kolejny dzień. Zadbaj o relaks, jedzenie, nawodnienie i sen. Jeśli się zregenerujesz, to po pierwsze sprawniej działasz, po drugie podejmujesz lepsze decyzje. Po trzecie lepiej wykorzystujesz zasoby zewnętrzne: narzędzia, metody, czy techniki. Zmarnowany, jak przysłowiowy ,,koń po westernie”, zestresowany, nie wyspany i głodny, raczej mizernie zarządzisz swoim czasem pracy. Twój organizm nastawi się na tryb ,,byleby przetrwać”. Przypomnij sobie sytuacje, kiedy byłeś niewyspany, znużony, wyczerpany, głodny itp.?
- Jak wyglądała Twoja koncentracja?
- Kreatywność?
- Motywacja do działania?
- Produktywność?
- Zdolność jasnego myślenia i szybkiego podejmowania decyzji?
Jeśli do tego dojdzie mało sprzyjające Ci otoczenie, np. potrzebujesz dla lepszego działania spokoju, braku rozpraszaczy, a pracujesz w miejscu, które tego Ci nie zapewnia, to bycie efektywnym może być dla Ciebie wyzwaniem. Przypomnij sobie, co najbardziej Cię rozprasza? Zrób listę i do każdego ,,przeszkadzacza”, fachowo określanego ,,dystraktorem”, dopisz rozwiązanie, czyli jak go wyeliminujesz?
Jak już zadbasz o siebie (zasoby wewnętrzne) i otoczenie (zasoby zewnętrzne), to sprawdź, czy masz wszystkie potrzebne informacje do wykonania danego zadania. Trudno, abyś był efektywny, wykonał zadanie sprawnie, jeśli nie masz konkretów, terminów, informacji, narzędzi itd. Lepiej sprawdź wcześniej i przygotuj wszystko, czego potrzebujesz.
Sprawdź i uwzglednij:
- jakie zadania masz do wykonania – co jest priorytetem, bo wszystko nie może mieć jego rangi, w myśl zasady- ,,jak wszystko jest priorytetem, to nic nim nie jest”,
- czy masz wszystko, czego potrzebujesz, aby dane zadanie wykonać,
- jak wyglądają terminy,
- czy wszystkie zadania całkowicie zależą od Ciebie itd.?
Jeżeli możesz delegować zadania, deleguj, a jeśli masz z tym trudność, popracuj nad tym, bo ta umiejętność z pewnością Ci zapracuje i będzie sprzyjać Twojej efektywności.
#Efektywność pracy
Zrób przegląd Twoich kompetencji i umiejętności. Przyjrzyj się tym, które kuleją, a których podrasowanie wpłynie na Twoją efektywność. Dla uściślenia za encyklopedią PWN ,,kompetencja” to, ,,zakres czyjejś wiedzy, umiejętności i doświadczenia”, natomiast ,,umiejętność” za słownikiem języka polskiego oznacza ,,praktyczną znajomość czegoś, biegłość w czymś”. Możesz spotkać mnóstwo typologii kompetencji, choć najczęściej praktykuje się podział na miękkie (psychospołeczne) i twarde (wiedza, umiejętności potrzebne do wykonywania określonej pracy).
Kolejna kwestia. Śmiało proś o pomoc, również specjalistów. Zyskasz podwójnie, bo szybciej uporasz się z danym zadaniem, a dwa poszerzysz horyzonty o nową wiedzę, czy świeże spojrzenie, np. kolegi, a przecież te składowe pozwalają Ci podejmować trafne decyzje. Doświadczenia, które gromadzisz w ciągu życia i informacje są Twoją bazą danych, na podstawie, której możesz efektywniej działać.
Z pewnością przyda Ci się praca blokami. Wyznacz sobie czas na strategiczne planowanie, odpowiadanie na maile, konsultacje, tworzenie tekstów, robienie zdjęć, zbieranie materiałów itp. W zależności oczywiście od tego, czym się zajmujesz zawodowo, w jakich godzinach pracujesz i w jakim przedziale czasowym, najłatwiej Ci się wykonuje najważniejsze zadania. Jeśli Twoim zadaniem jest tworzyć treści i najlepiej Ci idzie z samego rana, to warto wokół tego planować kalendarz.
Dodatkowo blokuj na te określone zadania czas.
W zależności od Twoich obowiązków, wyznacz czas na konkretną aktywność. Uwzględnij przy tym, na tyle ile jest to możliwe Twoje preferencje. Jeśli z samego rana Twój mózg jest, jak brzytwa wykorzystaj to. Sprawdzanie poczty, możesz zostawić sobie na późniejsze godziny, kiedy zaliczasz spadek formy.
Planując zadania, pamiętaj, żeby te bardzo trudne dla Ciebie nie zajmowały Ci całego dnia i to z bardzo prostej przyczyny.
Jeśli czekają na Ciebie trudne zdania, to każde, które odhaczysz zabrało Ci już sporo energii i zmęczyło. Jeśli natychmiast przejdziesz do kolejnego trudnego dla Ciebie zadania, postrzegasz go jako trudniejsze, choć w rzeczywistości może ono być dla Ciebie na tym samym poziomie trudności. Każde ,,trudne” w Twoim postrzeganiu zadanie, pozbawia Cię energii. Dlatego też, po każdym zregeneruj się, naładuj baterię i dopiero wtedy bierz się za kolejne wyzwania.
Zastanów się, co możesz zautomatyzować?
Powiedz ,,nie” nudnym, czasochłonnym i powtarzalnym czynnościom, na tyle na ile jest to oczywiście możliwe w Twoim przypadku. Zyskasz energię na to, co naprawdę ważne.
Pozbądź się spotkań, które nie są konieczne.
Sprawdź, jak często przesiadujesz na spotkaniach, które możesz załatwić przez telefon, czy mailem. Jeśli spotkanie jest już naprawdę konieczne, skróć go do granic możliwości, pilnuj ich dobrej organizacji i kontroluj. Sprawdzaj, czy masz jasny i konkretny cel spotkania, agendę i trzymaj się ich, a dodatkowo planuj je tak, by nie zabierały Ci czasu, w którym najlepiej Ci się np. tworzy, czyli realizuje istotne i mające naprawdę duże znaczenie zadania.
Pomyśl, jakie jeszcze umiejętności pomogą Ci uzyskać większą efektywność? Każdy z nas jest inny, ma inną pracę, preferencje i dysponuje innym wachlarzem umiejętności. Jeśli potrzebujesz na przykład lepiej sobie radzić z komunikacją, proszeniem o pomoc, czy delegowaniem zadań, możesz to zrobić, choćby ze wsparciem specjalisty, jak coach, psycholog, czy psychoterapeuta.
Link do zakupu konsultacji masz poniżej:
Patrycja
PS
Podobał Ci się ten artykuł? Zapisz się na newsletter, a otrzymasz więcej wartościowych treści, które pomogą Ci osiągnąć długotrwałe zadowolenie z życia. Wejdź na moją stronę mastermindcoach.pl i zapisz się już teraz.