Jeśli zadajesz sobie takie pytanie, to z pewnością uzyskasz na nie odpowiedź. Kiedy zastanawiasz się nad danym zagadnieniem z reguły wyciągasz jakieś wnioski. Lepsze, gorsze, jednak zawsze coś, a im dłużej i dokładniej analizujesz daną kwestię, tym masz większe szanse na konstruktywne konkluzje. Już mózg ludzki tak ma, że jak nigdy nie dostał danego pytania, potrzebuje czasu na wyprodukowanie odpowiedzi. Dlatego śmiało zbadaj nurtującą 

Cię sprawę, nawet jak czujesz pustkę w głowie i nie widzisz szans na szczęśliwe zakończenie lub myślisz, że nic nie możesz wymyślić, czy zrobić. Daj sobie czas i pozwolenie, przygotuj się na to, że potrzebujesz potestować to i owo, a efekt może Cię zaskoczyć.

 

 

#Jak mieć więcej czasu?

Myślę, że w pracy 1 na 1, każdy wypracowałby swoją listę odpowiedzi. Znając jednak życie nie zdziwiłabym się, gdyby wspólnym mianownikiem okazało się np.:

• ograniczenie aktywności i świadome angażowanie się, (wiele osób dorzuca bez opamiętania do kalendarza coraz więcej zadań, bez większej refleksji nad tym, czy dadzą radę, czy to faktycznie jest potrzebne itp.),
• świadome wchodzenie w rolę, czy to prywatnie, czy zawodowo,
• mądre zarządzanie sobą w czasie, 
• stosowanie różnych narzędzi i metod, które pomagają ustalić priorytety, nadać rytm pracy.

Dla mnie istotne jest również to, czy żyje się w zgodzie ze swoim rytmem, bo jak się okazuje, dostosowując się do tego co moja biochemia ciała dyktuje, mogę zrobić więcej i lepiej. Finalnie biorąc te wszystkie niuanse razem do ,,kupy” wychodzi mi, że czas się pojawia.

 

Czytaj dalej i sprawdź, co możesz u siebie zmienić, abyś uzyskał tą większą ilość czasu. Moje doświadczenie pokazuje, że w pracy 1 na 1, można wypracować listę czynności, które są pożeraczami czasu. Często małe zmiany w organizacji i przedefiniowaniu tego, co jest ważne, a także skorzystanie z udogodnień aktualnego świata, okazuje się, że robi dobrą robotę.

Zwykłe delegowanie zadań, zamawianie niektórych zakupów przez internet, organizacja posiłków, ograniczenie rzeczy w domu, utrzymywanie porządku w miejscu, w którym się aktualnie przebywa, szybkie podejmowanie decyzji co zostawić w domu, garażu itd. pomaga zgromadzić większą ilość czasu. 

Oczywiście, jak będziesz chciał mi udowodnić, że w Twoim przypadku nic nie da się zrobić, to na pewno mi to udowodnisz. Z całą pewnością dasz radę. Tyle tylko, że ja piszę i pracuję z ludźmi, którzy chcą zmiany mimo trudności i braku widocznego światełka w tunelu.

Jak na wiele spraw w życiu, w tym tzw. ,,sukces” składa się wiele często małych elementów i dopiero zadbanie o nie wszystkie pozwala uzyskać pożądany efekt.

Dlatego też czytaj dalej, a zapoznasz się z tymi ważnymi składowymi i kto wie, dokąd Cię to zaprowadzi?

 

 

#Zarządzanie czasem pracy

Jeśli wiesz co masz robić, masz jasno określony cel, a do tego wiesz, jak i co masz robić, by wykonać dane zadanie szybko i skutecznie, pozostaje Ci mieć zestaw narzędzi i technik, z których będziesz korzystał.

Jest tego sporo, bo człowiek sprytna istota opracowała już kilka, które opiszę Ci poniżej. Ty przetestuj, oczywiście uwzględniając co robisz, jaką masz specyfikę pracy itd. Nie ma jednej uniwersalnej recepty dla każdego. 

Poniżej techniki zarządzania czasem, które mogą Ci pomóc, o ile je zastosujesz, rzecz jasna.

• Zasada Pareto (80/20)
• Metoda ABC wyznaczania priorytetów.
• Metoda ALPEN.
• Macierz Eisenhowera.
• Rytm wydajności.
• 90-90-1.
• Pomodoro.

 

Zasada Pareto (80/20)

Więcej o niej napisałam w tym wpisie, ,,Jak podnieść efektywność pracy?”

Przeczytasz w nim również, jak odróżnisz efektywność od skuteczności, co z pewnością Ci się przyda.

 

Metoda ABC wyznaczania priorytetów

,,Jak wszystko jest priorytetem, to nic nim nie jest”. W myśl tej zasady ustalasz, co jest aktualnie najważniejsze. Praktyczne poszeregowanie zdań pod literami ABC, a rozszyfrowanie skrótów, to:

A – pod nią zapisujesz wszystkie bardzo ważne zadania (15% wszystkich zadań), które, co istotne, dają pełne 65% wydajności, 

B – tutaj wpisujesz zadania ważne (20% wszystkich zadań), ich wykonanie da Ci całe 20% osiągniętego celu, 

C – to miejscówka dla małych, ważnych zadań, które stanowią 65% wszystkich zadań, ale dające Ci marne 15% wydajności.

Być może zauważyłeś, że metoda ta opiera się na regule 80/20, którą przeczytasz tutaj, czyli ,,Jak podnieść efektywność pracy?”

To jedna z wielu technik, która pozwoli ustalić Ci listę zadań, dlatego testuj i sprawdzaj, która pasuje Ci najbardziej.

 

Metoda ALPEN

Wypisz wszystkie zadania jakie masz do zrobienia.

• Pomyśl, co już chciałbyś zakończyć, czy osiągnąć?

 

Pomyśl, ile czasu potrzebujesz na wykonanie danego zadania?

Zrób sobie harmonogram dnia. Wypisz co będziesz robić pamiętając, że potrzebujesz też czas na niespodziewane wydarzenia, gorsze samopoczucie itp. Co do zasady spece radzą zaplanować sobie 60% dnia.

 

Teraz przypatrz się liście i wybierz zadania, które możesz zlecić?

• Które są bardzo ważne -priorytetowe?
• Które możesz zrobić, jeśli masz mniej energii do działania?

 

Ostatni krok to samokontrola.

• Sprawdź, co się zadziało?
• Jak Ci poszło z tymi najważniejszymi zadaniami?
• Jeśli ich nie zrobiłeś, to co poszło nie tak?
• Dlaczego tak się zadziało?
• Co potrzebujesz zrobić, aby w kolejnym dniu poszło Ci zdecydowanie lepiej?

 

Zakończ gotowymi rozwiązaniami, abyś wiedział co i jak masz robić kolejnego dnia. Tutaj przypomnę Ci o Cyklu Kolba, o którym możesz przeczytać tutaj: ,,Cykl Kolba, czyli jak się uczyć przez doświadczenie?

 

 

Macierz Eisenhowera, czyli jak ustalisz priorytety

W tej metodzie priorytety porządkujesz pod kątem ich ważności i pilności. Ważne jest przy tym, byś odróżnił te ,,pilne” od ,,ważnych”.

 

Pilne – potrzebujesz wykonać w pierwszej kolejności, czyli czynności wymagające od Ciebie natychmiastowej uwagi i jeśli je odwlekasz w czasie, to tym gorzej dla Ciebie, np. obsłużenie pilnego zlecenia, ból zęba, awaria prądu itp.

 

Ważne – to one właśnie pomogą Ci osiągnąć długotrwałe cele, choć nie wymagają natychmiast Twojej uwagi, np. pisanie książki. Brak pilności nie jest równoznaczne z ich znaczeniem. Na przykład: wykonywanie prac konserwacyjnych, budowanie bazy klientów, dobre rozplanowanie projektu itp.

 

W ćwiartce lub macierzy Eisenhowera (metoda znana jest pod różnymi nazwami), masz do wyboru 4 grupy zadań.

 

• Potrzebujesz wykonać w pierwszej kolejności, czyli ,,Do zrobienia”, a są one zarówno pilne, jak i ważne (często mają znaczenie dla Twoich długoterminowych celów i dostarczają Ci sporej dawki stresu);
• Te, które możesz zaplanować na później, inaczej mówiąc ,,Do zaplanowania” (nie pilne, ale są ważne), czyli nie musisz już zaraz natychmiast brać się za ich wykonanie, tak jak to ma miejsce np. przy bólu zęba, lub awarii prądu, a Ty bez prądu nie możesz pracować.
• Te, które możesz oddelegować, a określić je możesz (pilne, ale nieważne). Co prawda muszą zostać wykonane jak najszybciej, ale nie wpływają na Twoje długoterminowe cele. Często są to zadania, które prawdopodobnie nie wymagają konkretnie Twoich umiejętności lub zaangażowania, więc nadają się ,,Do wydelegowania”.
• A na końcu te, które możesz porzucić i tak też je sobie określasz. Nie pilne i nieważne, rozpraszają  Twoją cenną uwagę, utrudniają i odciągają Cię od Twoich celów.

 

Rady ode mnie:

ogranicz liczbę zadań w każdej z grup, np. do 10 oraz rozgranicz zdani prywatne od służbowych.

 

Rytm wydajności

Ty i ja, jak i reszta ludzi ma to do siebie, że charakteryzuje się innym naturalnym rytmem dnia. Jest to utrudnione w naszym aktualnym świecie, dlatego warto zrobić to, co tylko w Twojej mocy by tym ten uszanować i wykorzystać go z pożytkiem dla siebie. 

 

Jeden człowiek jest wydajny rano, inni wieczorem, i to uwzględnić planując zadania. W zależności od tego co masz do zrobienia i czas, w którym najlepiej Ci to wychodzi. Przyda Ci się tutaj wgląd w siebie, znajomość swojego organizmu, Jeśli to dla Ciebie zagadka, czas się poznać. 

 

Obserwuj się przez 14 dni. Zapisuj, by  Ci nie umknęło i po 2 tygodniach będziesz wiedział o sobie więcej. Samoświadomość, kontakt z samym sobą, to bardzo ważna kwestia.  

 

Dlatego też obserwuj się często, a najlepiej cały czas. Poznaj się, dzięki czemu łatwiej przyjdzie Ci podejmować decyzje, zaplanować co, gdzie i kiedy.

 

Pamiętaj przy tym o krzywej koncentracji. Ona też ma swoje prawa i kształtuje się jak wykres sinusoidy, góra dół, góra dół. 

 

Góry czyli momenty kiedy koncentrujesz się najbardziej wykorzystaj na bardzo istotne zadania, w dołach, czyli spadkach koncentracji oddaj się co najwyżej prostym, rutynowy cm zadaniom.

 

Przerwy są tak istotne, jak czas pracy. Jest to konieczne i nierozerwalne, jak dzień i noc, przypływ i odpływ. Warto abyś to zaakceptował.

 

 

 

Rytm ultradialny

Moim zdaniem najważniejsza kwestia. Myślę, że jeśli wykorzystasz

tą wiedzę w połączeniu z tym wszystkim co opisałam w tym wpisie (plus linki do tych powiązanych z tematem) masz szansę na dużą satysfakcję z zarządzania sobą w czasie.

 

Rytm ultradialny młodsza wersja jest rytm wydajności, czyli naturalny biorytm człowieka, w którym produktywność również przybiera postać sinusoidy. 

 

Co może być bardziej sprzyjające niż biochemia Twojego ciała?

Twój naturalny r y t m stworzony przez nazwijmy to naturę?

Pisząc krótko, chodzi w niej o to, byś pamiętaj, że na każde 90 minut  wysokiej aktywności przypada 20 minut obniżonej. Przetestuj i sam sprawdź, czy u Ciebie też się sprawdza.

 

Pracuj intensywnie 90 minut i ,,ładuj baterię” przez następne 20. Może się okazać, że idzie Ci szybciej, a efekty Cię mocno satysfakcjonują. Jak się okazuje, sen, odżywianie oraz aktywność, czyli mocno świadome życie potrzebuje też uwzględnić kiedy coś robisz.

 

Posłuchaj natury. Żyj tak przez przykładowo przez tydzień, czyli według rytmu ultraidalnego. Po co masz walczyć z biochemią Twojego ciała skoro możesz tą wiedzę wykorzystać do Twoich celów. Tak by Ci służyła.

 

Tutaj polecę Ci artykuł, który mam nadzieję poszerzy Twoje horyzonty w tej kwestii. ,,For Real Productivity, Less is Truly Mor”

 

Godna uwagi jest również metoda 90-90-1

Dokładniej o tym, co, jak i kiedy, przeczytasz dokładnie w tym wpisie, ,,Jak być efektywnym? Metoda 90-90-1” Generalnie sprawdziło się u mnie doskonale przy pisaniu wpisów, książki, magisterki, kursów itd. itp.

 

Pomodoro

O tej metodzie pisałam tutaj, ,,Jak pracować zdalnie i nie zwariować?”

 

 

#Jak zarządzać czasem?

Chodzą słuchy, że co najwyżej możesz zarządzać sobą w czasie, choć tak, czy siak, sprowadza się to do wspólnego mianownika, w którym m.in. znajdziesz poniższe porady, 

 

Określ priorytety i trzymaj się ich. (Od ogółu do szczegółu).

Jeśli wszystko jest priorytetem, to nic nim nie jest. Weź do ręki Twój kalendarz i zobacz, jakie zadania sobie zapisałeś na najbliższy miesiąc. Kalendarze wiele przyjmie, na kartce możesz wiele zmieścić, jednak w rzeczywistości może Ci na to braknąć czasu.

 

Dlatego też, skup się na tym co ważne dla Ciebie. Z reguły jest to praca, sen, zakupy, jak jesteś rodzicem, to obowiązki wynikające z rodzicielstwa itd.

Jeśli zapiszesz ile czasu potrzebujesz na poszczególne zadania, czy zajęcia, to masz czarno na białym, ile godzin lub minut masz do zagospodarowania.

 

Kiedy pracowałam w korporacji odbyłam szkolenie w temacie zarządzania czasem i pierwsze co było do nauczenia się, to wyrzucenie z kalendarza tego co nie ważne, da się delegować, przełożyć itp.

Nie uczyli mnie, jak rozciągnąć czas, robić szybciej i szybciej. Wtedy mnie to zaskoczyło, a teraz ma to dla mnie sens.

 

Kolejna sprawa. Są osoby, które mniej lub bardziej świadomie dorzucają sobie do kalendarza, czy listy zadań, co popadnie, bo coś im to daje. Dla każdego może być to zaspokojenie zupełnie innej potrzeby, np. sprawianie wrażenia ważnej i zajętej, zatarcie poczucia bezwartościowości itp. Co człowiek, to może być inny zestaw. Jeśli brzmi to dla Ciebie znajomo, to zdecydowanie polecam Ci się tym zająć, najlepiej z pomocą specjalisty.

 

Kolejna sprawa. Ekstrawertycy już tak mają, że biologia pcha ich w kolejne aktywności, bo ich układ nerwowy tego zwyczajnie potrzebuje. Takie ustawienia fabryczne.

 

Idziemy dalej. Jeśli chcesz coś zrealizować, masz cel, to określ go dokładnie i skupiaj się na nim na tyle ile to możliwe. Przestań dokładać sobie kolejne cele, bo nie możesz być w kilku miejscach na raz i zajmować się wszystkim z taką sama energią i przez taki sam czas. Przygotuj się do osiągnięcia tego celu, tak by zajmował Ci najmniej czasu, na ile to oczywiście możliwe, konsultuj się. Być może ktoś kto już przeszedł tą drogę pokaże Ci jak to zrobić. Po co masz wywarzać otwarte drzwi?

 

Wyznaczaj granice. 

Jak wszystkim i wszystkiemu mówisz ,,tak”, to jak masz w ciągu 24h to wszystko wykonać, być w kilku miejscach itd.? Oczywiste jest, że polegniesz. Asertywność i wyznaczanie granic jest bardzo ważne i nie ma w tym nic złego. Zadbaj o siebie, byś mógł pomóc innym.

 

Dbaj o swoje zasoby.

Przypomnij sobie, jak funkcjonujesz, jeśli jesteś wypoczęty, świeży i radosny, jak skowronek? Kiedy jesteś najedzony, zregenerowany? Przypomnij sobie, jak pracujesz, jak wykonujesz dane zadanie, czy czynność?

A teraz przypomnij sobie, jak Ci się żyje, jak jesteś niewyspany, zmęczony, głodny i cały na nie? Jak funkcjonujesz zirytowany i zły na cały świat?

 

Dbaj o aktywność fizyczną.

Jak się okazuje, wpływa to bardzo korzystnie na wydajność Twojego mózgu. Wiele znanych mi osób to potwierdza. Testuję na sobie i póki co się z nimi zgadzam. Jeśli kiedyś Twój proces myślowy zacznie słabnąć, pomysły nie będą chciały się pojawiać, i praca tak jakoś przestanie Ci iść, to rusz na spacer, na rower, albo złap się za odkurzacz i mopa, czyli cokolwiek, byle byś się poruszał. Pomysły wcześniej, czy później wrócą – testowane na żywym organizmie, czyli na mnie. Ten czas powrotu jest uzależniony od tego ile pracowałeś, czy robiłeś przerwy na reset. Jeśli jesteś mocno dojechany, to potrzebujesz więcej czasu na odpoczynek.

 

Odpoczywaj.

Regeneruj się, bo to ładuje Twoje baterie. Dzięki temu szybciej zrobisz to, co na ciebie czeka i do tego sprawniej. Mam świadomość, że ktoś może postrzegać relaks, jako coś złego, a w zasadzie samo zło. Warto moim zdaniem się wtedy temu przyjrzeć i sprawdzić, co się za tym kryje i co można z tym zrobić?

 

Miło spędzając czas możesz zrobić 2 w 1, czyli poruszać ciałkiem i budować relacje. Możesz tak dla przykładu, wybrać się z bliskimi na rower i dobrze się przy tym bawić. Tak przy okazji przyszło mi do głowy pytanie. 

• Ile masz frajdy z życia? 
• Jaką osobę widzą Twoi bliscy? 
• Może spięta, i nerwową, mało przyjemną? Czy tak chcesz być postrzegany do końca Twoich dni?

 

Poznaj siebie.

Warto, na ile to możliwe, abyś pracował, wykonywał ważne dla Ciebie zadanie w czasie Swojej największej efektywności. Może rano skoro świt, kiedy umysł jest ostry jak brzytwa, szybciej wykonasz zadania choćby wymagające kreatywności, Twojej inwencji itp. Rzecz jasna, jak słońce, poranne wstawanie wymaga wcześniejszego położenia się spać, chce zdarzają się osoby, którym wystarczy mała ilość snu. Każdy jest inny i ma swoje potrzeby, ważne by je znać i wpleść w rytm dnia. Dla mnie ranek jest najlepszy do pisania, a im później tym gorzej. Zwyczajnie, męka Pańska. 

Poznaj się i wykorzystaj Swoje naturalne predyspozycje.

Pamiętaj też, że jest sporo ludzi, którzy chętnie powiedzą Ci, co i ile masz robić. Ważne byś sobie na to nie pozwolił. Presja rodziców, teściów, otocznia, partnera, szkoły, mediów, korporacyjnej maksymalizacji efektów itd. może szybko wprowadzić Cię w ramiona wypalenia, frustracji, załamania i wszystkiego, co się z tymi stanami łączy.

Zmień ograniczające Cię przekonania, zwłaszcza te zaczynające się na powinienem, muszę itd.

Jeśli czujesz, że potrzebujesz wsparcia w tych tematach, umów się na konsultację.

Link do zakupu konsultacji masz poniżej:

Konsultacja psychologiczna

Patrycja

 

 

PS

Podobał Ci się ten artykuł? Zapisz się na newsletter, a otrzymasz więcej wartościowych treści, które pomogą Ci  osiągnąć długotrwałe zadowolenie z życia. Wejdź na moją stronę mastermindcoach.pl i zapisz się już teraz.